DMS

Das Dokumentenmanagement: DMS im Verbund mit einer CAQ-Lösung

Eine gute Software im Dokumentenmanagement muss zahlreiche Aufgabenstellungen bewerkstelligen. Es geht um das Erstellen, um das Pflegen, das Lenken und das Archivieren mit einem einzigen System. Dabei wird nicht nur die Überwachung, sondern auch die Steuerung von Dokumenten übernommen.

Als sinnvolle Varianten kommen das Eskalationsmanagement, die Zugangsüberwachung und unterschiedliche Mechanismen der Projektverfolgung hinzu, selbstverständlich auch komplett papierlos. Daten und Dokumente dauerhaft, dynamisch und denkbar einfach ablegen

Anforderungen im Dokumentenmanagement in Zeiten von Digitalisierung und Industrie 4.0. Folgende Anforderungen sollte eine Software für das Dokumentenmanagement erfüllen:

Die Bearbeitung von Dokumenten mit den üblichen Standardprogrammen
die Dokumentation ohne Papier
Sie muss element-, normen- und prozessorientiert arbeiten
Sowohl die Dokumentenlenkung als auch die Dokumentensteuerung müssen entsprechend den Vorgaben nach ISO gewährleistet sein
Sie muss FDA-konform sein, also qualifiziert und validiert
Sie muss ein Eskalations- und Erinnungsmanagement enthalten
Benötigt wird die integrierte PDF-Erstellung
Gebraucht wird die Funktion der elektronischen Unterschrift
Die parallele Versionsverwaltung muss enthalten sein
Die Vertragshistorie muss lückenlos möglich sein
Die Versionsverwaltung muss automatisch erfolgen
Volltextsuchfunktion nach einzelnen Dokumenten oder Vorgängen
Nutzung der Dokumente über das Web / Portallösungen
Zugriff auf die Dokumente erfolgt über die Anwendungsoberflächen und/oder einen Browser
Ortsunabhängige Zugriff für die abteilungs- und/oder standortübergreifende Arbeit
Historische Dokumentenbestände müssen archivierbar sein

Elektronische Dokumente

Viele Unternehmen verzweifelten in der Vergangenheit an der Dokumentation in Papierform. Das ist heute anders, die Verteilung, Archivierung und die Unterschrift können heute papierlos realisiert werden. Das bietet nicht nur die Möglichkeit, Platz einzusparen, sondern darüber hinaus komfortable Versionsverwaltungen, Änderungsnachverfolgbarkeit und elektronische Bestätigungen. Lange vorbei sind die Zeiten, als Änderungen einen großen Aufwand bedeuteten und vollständige Dokumente neu aufgesetzt werden mussten.

Andere Dokumentenarten

Damit ein Unternehmen funktioniert, werden zahlreiche Dokumentenarten benötigt, mit denen die entsprechende Software zurechtkommen muss. Wir sprechen über Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Projektprotokolle, Wartungspläne, Bedienungs- und Gebrauchsanleitungen, Sicherheitsdatenblätter, Format-Vordrucke, unternehmensinterne Workflows und/oder Qualitätsrichtlinien, Arbeits- und Prüfanweisungen, Verfahrensprüfungen, Vorschriften, Normen, Organisationsstrukturen, Organisationsabläufe, Datenblätter, Controlling-Informationen, Auswertungen, Formulare, Stellenbeschreibungen, Geschäftsberichte, CAD-Zeichnungen, Organigramme und eingescannte Zeichnungen.

All das muss die geeignete CAQ/MES-Software bearbeiten können. Weitere Anforderungen an die Software für das Dokumentenmanagement.Weitere Anforderungen an das Dokumentenmanagement lassen sich unter folgenden Stichworten zusammenfassen:

Nachverfolgbarkeit, Kontrolle und Übersicht
Das Arbeiten mit MS Word, Excel und anderen häufig eingesetzten Programmen
Die biometrische Zugangskontrolle
Ein Workflow-System und Workflow-Steuerung
Aktive QM-Inhalt
Prozessorientiertes Dokumentenmanagement / DMS

Unverzichtbar: das Job-Management

Last but not least muss eine gute Software in der Lage sein, das Job-Management zu übernehmen, das bisher manuell und somit zeitintensiv war. Durch die automatische Prüfung, Einführung und Freigabe werden nicht nur alle Aufgaben verteilt und Termine eingehalten, sondern Dokumentationen, die nicht vollständig oder inzwischen veraltet sind, aus dem Workflow entfernt. Eine ausgereifte übernimmt außerdem die Projektverfolgung, vergibt Arbeitsaufträge via Mail und ist in der Lage, das Mahnwesen automatisiert zu überwachen.